Google FormとAppSheetを活用して、問診票を効率的に電子化する方法をご紹介します。医療現場での紙の手間を減らし、データ管理をシンプルにするためのデジタルソリューションを詳しく解説いたします。
以前ではAppSheetを中心に問診票作成のプロセスを探りましたが、今回は更にアクセスしやすいGoogle Formを使用する手法に焦点を当てます。
電子化の推で作業負担を減らし、患者サービスを向上につながれば幸いです。
Google Formを活用した問診票作成の流れ
業務想定とユースケース
医療機関での日常業務を少しでも効率化し、患者様の利便性を向上させるために、まずはGoogle Formを用いた問診票の電子化についてご紹介します。
患者様が来院された際に、まず受付でQRコードをスキャンしていただきます。
このQRコードから直接、問診票にアクセスしていただく流れを取り入れることで、紙の手間を省き、速やかに診察の準備を整えることが可能となります。
問診票の設計
1. Google Formでの問診票の作成方法
Google Formを使用して問診票を作成するプロセスは非常にシンプルです。Google Formの新規フォーム作成ページにアクセスし、「問診票」など任意のタイトルを設定します。
次に、必要とされる情報を入力フィールドとして追加していきます。
2. 含めるべき基本情報
問診票に含める項目は提供している医療によって異なります。そのためこれは現在使っている問診票の項目をそのままGoogle Formにすれば良いと思います。
3. QRコードの生成と活用
作成した問診票は、Google Formの共有オプションから直接QRコードを生成できます。
このQRコードを受付や待合室に設置し、患者様にはスマートフォンで簡単にアクセスしてもらうことで、紙の使用を削減し、データの即時電子化を実現します。
AppSheetを用いた効率的なデータ管理方法
Google Formを通じて集められた問診票データはそのままでは管理しづらく視認性も高くありません。
AppSheetはそのデータの整理と利用を効率的に行うサポートを提供します。
このセクションでは、AppSheetでのデータ管理の基本的な流れと、そのカスタマイズの可能性について詳しく解説いたします。
Google FormとAppSheetの連携
Google Formから送信された問診票データは、AppSheetによって自動的に受け取られ、管理されます。
まず、AppSheetをGoogle Formが保存されているGoogle Sheetsに接続します。これにより、入力されたデータはAppSheetに反映され、アップシートでの閲覧が可能となります。
カスタマイズを加える
AppSheetの最大の特長はそのカスタマイズ性にあります。
医療機関のニーズに応じて、表示するデータのフィールドを選定したり、特定の条件でデータをフィルタリングするビューを作成することができます。
これはアップシートのデスクトップビューですが、この見せ方もさまざまなカスタマイズが可能です。
科別での問診票管理
大規模な医療機関では、内科、外科、皮膚科など、複数の科が存在することが一般的です。それぞれの科で異なる種類の問診票を管理する必要があります。
このような場合、Google FormとAppSheetを科ごとに分けることで、データ管理をさらに効率化できます。具体的には、各科ごとに異なるGoogle Formを設計し、それに対応するAppSheetアプリケーションを作成します。
複数のアプリか１つのアプリ
複数のアプリでもよいですし、１つのアプリにまとめて問題ありません。
ポイントはフォームを分けて科ごとに管理することです。
AppSheetでは、データのカテゴリー別管理を容易に行えます。科ごとにフォームを設定することで、患者情報の取り扱いがシンプルかつ安全になり、作業負担が軽減されます。
Google FormとAppSheetの連携における課題
AppSheetはDXに役立つツールですが、Google Formとの連携において一つ大きな課題があります。
それは、リアルタイムでのデータ更新が自動的には行われない点です。
そのため、新しいデータがFormに入力された後、AppSheetでそれを反映するためには手動での同期操作が必要となります。
この同期操作が患者ごとに必要であるため、これが非効率な作業となる可能性があります。
結論と提案
問診票のように、患者情報がリアルタイムで必要とされる医療現場においては、Google Formの利用には課題が存在します。
この点において、AppSheetとGoogle Formの組み合わせは、一定の改善が必要です。
問診票ならばAppSheetで完結するアプリを作る
よりスムーズでトラブルが少ないシステム構築を目指す場合、問診票ならばAppSheetだけ完結する仕組みを作る方がよいです。
AppSheetだけで完結するシステムは、設計における自由度が高く、リアルタイムでのデータ更新が可能です。
これにより、手動での同期操作を必要とせず、データの即時利用が可能となります。
Google Formの応用可能性
一方で、問診票以外にも、Google Formは多くの用途で有効に機能します。
例えば、イベントの登録、研究調査のデータ収集、顧客からのフィードバック収集など、リアルタイム性がそれほど重要ではないシナリオでは、Google Formの利用が適切です。
そのシンプルさとアクセシビリティは、多くの場面で大きな利点となります。
Google FormとAppsheetを掛け算すればさらに便利になるでしょう。
こちらのブログについては下記の動画でご紹介しております。
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