デジタルトランスフォーメーション（DX）は今、多くの企業にとって避けて通れない課題です。
その中で、Googleが提供するアップシートは、ノーコードの業務アプリケーション開発ツールとして注目されています。
アップシートを利用するメリット、企業はどのようにアップシートを活用するべきなのかをお伝えします。
アップシートがどのようにして業務効率化を図り、コスト削減に寄与するかを具体的な事例を交えて紹介します。
DX推進をお考えの企業様にとって、この情報が有効な判断材料となることを願っています。
グーグルアップシートとは
ノーコードアプリ開発のDXツール
Google アップシートは、ノーコード開発プラットフォームの一つとして、企業が独自の業務アプリケーションを開発できるツールです。
プログラミングの専門知識がなくても、直感的なインターフェースを通じてアプリケーションが構築可能です。
ただし、実際に触っていただくとわかりますが、データベースの理解や専門知識があれば、より深く業務に役立つアプリを作ることが可能です。
導入するべき理由は業務効率化とコスト削減
アップシートの導入による最大のメリットは、業務の自動化と効率化です。
例えば、たった10分の作業でも、10人が年間200日行えば20,000分です。
仮にアップシートによる業務DXでボタン１つで完了できるようになったとしましょう。
つまり年間20,000分の業務時間の削減です。
仮に時間単価で1,150円であるならば、
20,000分×1,150円で年間2270万円のコスト削減になるのです。
しかも、アップシートによるシステム化は、手作業による時間の浪費を減らすだけでなく、エラーの発生も抑え、業務の質を向上させることができます。
高いカスタマイズ性
Google アップシートは、ユーザーのニーズに合わせたカスタマイズが可能なツールです。
アップシートは非常に柔軟に構築することができ、データベース管理、プロセスの自動化、顧客管理システム、そして業務報告アプリなど、多岐にわたる用途に対応しています。
アップシートで開発できるアプリ
では実際にどのようなアプリが開発できるのでしょうか？
Google Appsheetの公式ページでは、下記の様なアプリケーションが公開されています。
カンバンボード
カンバンダッシュボードでプロジェクトと関連タスクを追跡 このアプリのテンプレートを使用して、デスクトップとモバイルデバイスからカンバンボードやカレンダービューでステージを移動するチケットやプロジェクトを追跡します。
タイムシートトラッカー
従業員のタイムシートログと歴史カレンダー このアプリを使用すると、従業員は勤務時間を追跡し、出勤と退勤時間を記録することができます。このアプリは、勤務時間に基づいて総賃金を即座に計算する機能を備えており、会計部門や人事部門が必要な情報をすべて得ることができます。
インシデント報告
インシデント報告とは、怪我、財産損害、セキュリティ違反などのインシデントをキャプチャ、記録、管理するプロセスです。これらの報告を記録し研究することで、組織は将来のインシデントを防ぐための是正措置を実施することができます。
機械検査
機械のメンテナンス状況を調べて記録する。アイテムのリストを管理し、それらのアイテムに対して検査を記録できます。検査の履歴はカレンダーにプロットされ、レビューのために表示されます。
他にも公式ページにはさまざまなアプリのテンプレートが紹介されています。
リンク先からぜひチェックしてみてください。
当社によるアプリケーション開発の事例
当社でも、アップシートを利用して様々なカスタムアプリを開発しています。
よくご質問や相談をいただくのは、フィールドサービス管理アプリです。
このアプリは、現地での作業を効率化するために開発され、従業員が現場から直接報告の入力ができ、レポートも自動で行うことができる機能を備えています。
また、セールスレポート自動化アプリは、セールスチームがリアルタイムでデータを入力し、経営陣が即座に売上の分析を行えるようにするものです。
これらのアプリは、業務の効率化だけでなく、これまで別々に分かれていた業務を1つのアプリに統合して、企業運営を大幅に改善します。
実際にこれらのアプリケーションを体験したい方は、デモをご案内します。詳細については、お気軽にお問い合わせください。
当社の事例でご紹介したのはごく一部ですが、アップシートは多様な業務アプリケーションに対応し、企業のデジタル化を推進する強力なツールです。
DXに悩んでいるのであれば今すぐにでも、そのポテンシャルをご確認いただけることをお勧めします。
アップシートの得意分野と他システムに任せるべき領域
では、どのような領域をアップシートに任せるべきなのか？アップシートの得意領域を他のシステムに任せるべき領域を説明します。
得意な領域
データ管理
テキスト、画像、ファイルなどのデータを管理し、必要に応じて整理や分析を行うことが可能です。特に、中規模以下のデータセットに対して高いパフォーマンスを発揮します。
プロセスの自動化
繰り返し行われるタスクを自動化することで、時間の節約とエラーの削減を実現します。アップシートを使えば、プロセスの自動化や通知システムを簡単に組み込むことができます。
顧客管理とコミュニケーション
CRMシステムとしての使用が可能で、顧客情報の一元管理やコミュニケーションの効率化をサポートします。
不得意な領域
高度なグラフィックス
ゲームや高度なビジュアルエフェクトを必要とするアプリケーションの開発には向いていません。
アップシートはシンプルなUI/UXデザインに最適化されてい
大規模データ処理
数十万件以上のデータや数十GBを超えるデータセットの処理には適していない場合があります。
これにはパフォーマンスの低下や管理の複雑さが原因です。
アップシートで開発するべき業務
ではどのような業務アプリをアップシートで開発するべきか？
当社では、次のどちらかに当てはまる業務はアップシートへの置き換えを推奨します。
エクセルで行われている業務
今現在、エクセルやスプレッドシートで管理している業務があればそれはアップシートに載せ替えるべきです。
その理由は次の３つです。
データの一元管理
エクセルで管理されているデータは散在しやすく、最新のデータがどれなのか？バージョン管理も複雑です。
アップシートに移行することで、全てのデータがクラウド上で一元管理され、最新の情報にいつでもアクセスできるようになります。
業務の自動化
アップシートを利用することで、データ入力が統一され、報告書や分析レポートの自動生成、通知の自動送信など、多くのプロセスが自動化されます。
これにより、時間を要する反復業務から解放され、より価値の高い作業に集中できるようになります。
スマホで使える
アップシートはモバイルフレンドリーなプラットフォームであり、外出先からでも業務を行うことができます。
つまり、スマホでもPCと同じように作業できます。
これにより、フィールドワークが多い業務などには有効です。
自社特有や業界特有の業務
多くの企業には自社特有の業務があったり、業界特有の業務があります。
こういった特有の業務は世の中で類似するシステムがなく代替の仕組みが見つかりからないケースが多いです。
そこで自社要望にあったシステムをゼロから開発しようとすると莫大なコストがかかったりします。
そのような業務はアップシートで実現することを強くおすすめします。
なぜなら、アップシートなら低コストでかつ柔軟に開発できるからです。
例えば、参考として、このようなケースはぜひアップシートを検討してください。
- Notesなどの基幹システムで行っている業務を移管しなければならないが移管先の代替システムがない、見つからない
- 自社でシステム化したい業務があるが、スクラッチ開発（ゼロからの開発）を依頼したら想定以上に費用がかかる
- グループウェアなどでは、必要としている機能が実現できないので、自社の業務にあったアプリをカスタマイズして自由に作りたい
こちらは一例ですが、
「自社に合うシステムがない」と感じた時にはアップシートを検討してみてください。
アップシートは、その拡張性とカスタマイズ性により、多くの業界で特有の課題に対応する解決策を提供します。
エクセルでのデータ管理からの移行や、独自の業務プロセスをデジタル化することで、効率化、コスト削済み、そして業務の質の向上が期待できます。
アップシートの開発支援サービス
当社は、Google アップシートを用いた「内製化支援」と「開発代行」を行う「アップシートマジック」を提供しています。
このサービスを通じて、企業の DXを加速し、業務プロセスの効率化とコスト削減を実現しています。
アップシートを活用することで、企業はデータ管理の一元化、業務プロセスの自動化、モバイルアクセスの向上といった多数のメリットを享受できます。
これらはすべて、業務効率の向上とコスト削減に直結します。
アップシートはユーザーフレンドリーながらも強力なカスタマイズが可能で、企業の具体的なニーズに応じたアプリケーションを迅速に開発できるため、デジタルトランスフォーメーションの推進に非常に効果的です。
今すぐ行動を起こしましょう
もしアップシートにご興味や導入を検討中であれば、当社のアップシートマジックサービスがどのように貴社の業務を変革できるかを是非ご確認ください。
無料の初期コンサルテーションを提供しており、貴社のニーズに合わせたカスタマイズ例をご紹介します。
今すぐお問い合わせいただき、デジタルトランスフォーメーションの第一歩を踏み出しましょう。
