Google FormとAppSheetを活用した問診票の電子化

今回は、Google FormとAppSheetを活用して、問診票を効率的に電子化する方法をご紹介します。

これにより、医療現場での紙の運用を減らし、データ管理をよりシンプルかつスムーズに行えるようになります。

以前、AppSheetを中心に問診票作成のプロセスをご紹介しましたが、今回はさらに手軽に使えるGoogle Formを活用した方法にフォーカスします。

電子化によって作業負担を減らし、患者様へのサービス向上につながれば幸いです。

本ブログで紹介するGoogle FormとAppSheetを利用した問診票の電子化は、医療現場の効率化を図るための一例です。医療情報を含むデータのオンライン管理には、適切なセキュリティ管理が必要になります。セキュリティ対策のサポートもさせて頂いておりますが、弊社は医療従事者ではありませんので、必要な要件についてはオンライン化の前に必ずご確認ください。

Google Formを活用した問診票作成の流れ

業務の流れとユースケース

医療機関での日常業務を少しでも効率化し、患者様の利便性を向上させるために、まずはGoogle Formを用いた問診票の電子化についてご紹介します。

まず、患者様が来院された際に、受付でQRコードをスキャンしていただきます。

このQRコードから直接、問診票にアクセスしていただくことにより、紙の手間を省き、速やかに診察の準備を進めることが可能となります。

問診票の設計

1. Google Formでの問診票の作成方法

Google Formを使用した問診票の作成は非常にシンプルです。

Google Formの新規フォーム作成ページにアクセスし、「問診票」など任意のタイトルを設定します。

次に、必要とされる情報を入力フィールドとして追加していきます。

2. 含めるべき基本情報

問診票に含める項目は提供している医療によって異なります。

この点は、現在使っている問診票の項目をそのままGoogle Formで作成すれば良いでしょう。

3. QRコードの生成と活用

作成した問診票は、Google Formの共有オプションから直接QRコードを生成できます。

このQRコードを受付や待合室に設置し、患者様にはスマートフォンで簡単にアクセスしてもらうことで、紙の使用を削減し、データの即時電子化を実現します。

AppSheetを用いた効率的なデータ管理方法

Google Formで収集した問診票のデータは、そのままでは管理しにくく、見やすさに欠ける場面も多いです。

そこでAppSheetにより、そのデータを見やすく整理し、効率的に活用していくことが重要になります。

ここでは、AppSheetによるデータ管理の基本的な流れと、用途に応じたカスタマイズの方法について詳しく解説いたします。

 Google FormとAppSheetの連携

Google Formから送信された問診票のデータは、AppSheetによって自動的に取得・管理されます。

まず、AppSheetをGoogle Formが保存されているGoogle Sheetsに接続します。

これにより、入力されたデータがAppSheetに反映され、アプリ上での閲覧が可能となります。

カスタマイズを加える

AppSheetの最大の特徴は、そのカスタマイズ性にあります。

医療機関のニーズに応じて、表示するデータのフィールドを選定したり、特定の条件でデータをフィルタリングするビューを作成することができます。

これはAppSheetのデスクトップビューですが、こうした表示も様々なカスタマイズが可能です。

科別での問診票管理

大規模な医療機関では、内科、外科、皮膚科など、複数の科が存在することが一般的です。

そのため、それぞれの科で異なる種類の問診票を管理する必要があります。

このような場合、Google FormとAppSheetを科ごとに分けることで、データ管理をさらに効率化できます。

具体的には、各科で異なるGoogle Formを設計し、それに対応するAppSheetアプリケーションを作成します。

複数のアプリか１つのアプリ

複数のアプリでも良いですし、１つのアプリにまとめても問題ありません。

ポイントは、フォームを分けて科ごとに管理することです。

AppSheetを使えば、データをカテゴリーごとに簡単に管理できます。

科ごとにフォームを設定することで、患者情報の取り扱いがシンプルかつ安全になり、作業負担が軽減されます。

Google FormとAppSheetの連携における課題

AppSheetはDX（デジタルトランスフォーメーション）に役立つツールですが、Google Formとの連携にはひとつ大きな課題点があります。

それは、リアルタイムでのデータ更新が自動的には行われない点です。

そのため、新しいデータがGoogle Formに入力された後にAppSheetでそれを反映するためには、手動での同期操作が必要となります。

この同期操作を患者様ごとに行う形になるため、これが非効率な作業になってしまう可能性があります。

課題点への対処法・提案

問診票のように、患者情報がリアルタイムで必要とされる医療現場においては、Google Formの利用には課題が存在します。

この点において、AppSheetとGoogle Formの組み合わせは、一定の改善が必要です。

問診票ならばAppSheetで完結するアプリを作る

よりスムーズでトラブルが少ないシステム構築を目指す場合、問診票ならばAppSheetだけで完結する仕組みを作るほうが良いでしょう。

AppSheetだけで完結するシステムは、設計における自由度が高く、リアルタイムでのデータ更新も可能です。

これにより、手動での同期操作を必要とせず、データの即時利用が可能となります。

Google Formの応用可能性

一方で、問診票以外にも、Google Formはいろいろな用途で活用することができます。

例えば、イベントの登録、研究調査のデータ収集、顧客からのフィードバック収集など、リアルタイム性がそれほど重要ではない場面では、Google Formの利用が効果的です。

そのシンプルさとアクセシビリティは、多くの場面で大きな強みとなります。

そんなGoogle FormとAppsheetを組み合わせれば、さらに便利になるでしょう。

こちらのブログについては、下記の動画でご紹介しております。

https://youtu.be/kPY5d3yCB2I

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