紙の伝票がゼロに！AppSheetで実現する集配＆請求業務のDX事例

2025年3月22日

近年、多くの業界で業務のデジタル化（DX）が進む中、アナログな運用に課題を感じている企業様も少なくありません。

当社では、お客様それぞれの業務フローに合わせて、Googleが提供するノーコード開発ツール「AppSheet」を活用し、業務改善や効率化を支援しております。

今回はその一例として、九州でクリーニング店を営む「ラスカル様」にご導入いただいた「集配管理アプリ」についてご紹介いたします。

本事例は、紙での伝票運用から脱却し、集配業務の管理・記録・請求処理までを一気通貫でデジタル化したものです。

導入の背景や課題、そしてAppSheetを活用してどのような変化が生まれたのか、順を追ってお伝えしてまいります。

クリーニング業「ラスカル」様の課題

紙の伝票管理による業務負担

ラスカル様では、病院や飲食店など法人向けにクリーニング品を回収・納品する「宅配クリーニング業務」も展開されています。

しかし、これまでの運用では紙の伝票によるやり取りが中心で、手書きで情報を記録し、それをファイリング・保管する必要がありました。

また、訪問先や預かり商品などの履歴を正確に追うためには、過去の伝票を一枚一枚確認するという手間も発生していました。

請求書作成にかかる月末の手間

さらに、大きな課題となっていたのが請求書作成の作業負担です。

1か月分の集配記録を手作業で集計し、1件ずつ請求書を作成されていたため、月末の締め作業に多大な時間と労力がかかっていました。

締め日が異なる取引先もあり、対応漏れや計算ミスといったリスクも常に伴っていたそうです。

こうした運用課題を解決するため、AppSheetを活用した業務のデジタル化をご提案し、今回のアプリ開発・導入に至りました。

AppSheetで構築した集配管理アプリの概要

今回構築したアプリは、実際に現場で集配業務を行うスタッフ様がスマートフォンで利用できることを前提に設計されています。

訪問先・担当者・預かり商品・納品予定日などをアプリ上で簡単に入力できるようにし、紙に書いていた内容をそのままデジタルで管理できるようになりました。

また、各データはリアルタイムでクラウド上に保存されるため、事務所の管理者様も状況を即座に把握できるようになっています。

データ入力から請求書までの自動化の流れ

アプリ上に蓄積された日々の集配データは、月末になると自動で集計され、請求書の一括作成が可能です。

取引先ごとの締め日や、請求基準（集荷日ベース／納品日ベース）も事前に設定できるため、各社ごとのルールに沿って請求書が自動生成される仕組みとなっています。

これにより、従来のように一件ずつ請求書を手作成する必要がなくなり、ワンクリックで全件出力できるようになりました。

さらに、Googleドライブと連携し、作成された請求書はフォルダごとに自動保存されるため、管理・検索も非常にスムーズです。

現場スタッフ向け機能のご紹介

訪問・集荷予定の登録

現場のスタッフ様は、日々の集配予定をアプリ上で簡単に登録できます。

たとえば「いつ」「どの取引先に」「誰が訪問するか」といった情報を、スマートフォンでその場で入力できる設計となっており、紙でのスケジュール管理から脱却できます。

※参考画像はすべてデスクトップですがモバイルでももちろん同じように対応可能です

アプリでは、日付別・担当者別・顧客別など、複数のビュー（表示形式）で予定を一覧確認できるため、誰がどの顧客を担当しているかが一目で分かり、管理しやすくなっています。

商品の受け渡し記録とサイン入力

訪問先での集荷作業では、預かるクリーニングアイテムをボタン操作で登録することが可能です。

アイテムごとに数量を選択して保存するだけで記録が完了するため、文字入力の手間がかからず、現場でもスムーズに操作できます。

また、納品や受け渡しの確認としてお客様のサインを画面上で記録する機能も実装。

導入先のラスカル様では現在このサイン機能を運用されていないとのことですが、将来的な対応や他社展開に備えて、いつでも活用できるようになっています。

次回訪問予定の登録とステータス管理

集荷が完了したタイミングで、次回の訪問日もその場で登録できます。

登録された訪問予定は、アプリ内のスケジュールに自動反映され、スタッフのスケジュール管理をより効率的に行えます。

また、各集配案件にはステータスが設定されており、「訪問前」「納品前」「納品完了」など業務の進捗をボタン操作で変更可能です。

これにより、現場と管理者の間で情報をリアルタイムに共有でき、対応漏れや二重対応のリスクを防ぐことができます。

管理者向け機能のご紹介

商品単価の管理と価格改定機能

管理者様にとって重要な「商品単価」の設定も、アプリ上で行えるようになっています。

各取引先ごとにアイテム別の単価を登録できるほか、価格改定の履歴を保持しながら期間ごとの設定が可能です。

たとえば、4月1日以降に価格を変更する場合は、その日付以降に自動で新しい単価が適用されるよう設計されています。

これにより、都度設定を変更する手間が省けるだけでなく、過去の請求書と突き合わせた際の整合性も保てる点が大きなメリットです。

請求単位（集配日／納品日）の切り替え

業種やお取引先の運用ルールによって、請求の基準となる日付（集配日／納品日）が異なるケースがあります。
本アプリでは、取引先ごとにどちらを基準にするかを設定できるため、柔軟に対応可能です。

この設定により、請求データを自動で適切な日付ベースに振り分けることができ、正確な請求処理を実現します。

締め日対応の請求書一括作成

取引先によって異なる「締め日」（月末、15日締め、20日締めなど）にも対応可能です。

締め日ごとに区分された請求データを基に、複数の請求書を一括で作成することができます。

これにより、従来のようにエクセルや紙ベースで一件一件作成する必要がなくなり、月末の請求業務を劇的に効率化できます。

自動で請求書が出力される仕組み

作成された請求書は、Googleドライブと連携して自動保存されます。取引月にフォルダを分けることで、あとからの検索や再確認も容易です。

また、PDF形式で出力されるため、そのまま印刷・送付にも対応できます。

請求書の個別発行と再発行にも対応

一括作成とは別に、個別での請求書発行や再発行にも対応しています。

たとえば、金額の修正が必要な場合や、過去分の再発行が必要な場合でも、対象の取引先データを修正し、ボタンを押すだけで再発行された請求書が即座に作成されます。

これにより、ミスや変更への柔軟な対応も可能となり、請求業務の信頼性がさらに向上します。

導入効果と今後の展望

手書き業務の廃止による効率化

今回ラスカル様に導入させていただいた集配管理アプリにより、紙の伝票や手書きによる集配記録の運用が完全になくなりました。

現場スタッフ様は、訪問先での情報をアプリに入力するだけでよく、業務記録がそのままデータとして蓄積されるため、月末の請求業務における集計作業が不要になります。

また、請求書の作成もボタン一つで自動生成され、締め日や請求日ベースの違いにも柔軟に対応できるため、管理業務にかかっていた時間と労力を大幅に削減できました。

さらに、商品単価の価格改定機能やGoogleドライブとの連携による自動保存など、運用の中で発生する細かな業務の自動化も実現しています。

「人が手を動かす必要がなくなること」は、お客様にとって大きな価値となっており、ご担当者様からも高く評価いただいています。

他業種への展開可能性

今回のアプリは、クリーニング業を対象としていますが、以下のような業種にも応用可能です。

次のような業種にも展開可能

リネンサプライ業（病院・ホテルへの寝具・タオル納品）
レンタル業（制服、作業着などの定期交換）
飲食業や医療機関への定期訪問・回収業務

業種ごとに必要な項目を柔軟にカスタマイズできる点もAppSheetの強みです。
「うちの業務にも似た課題があるかも…」と感じた方は、ぜひ一度ご相談いただければと思います。

AppSheetで業務改善したい方へ

「自社でもAppSheetを活用してみたい」「今の業務に合う形で導入できるか相談したい」という方へ、無料の個別相談も随時受け付けております。

現在運用している業務内容をお伺いしながら、

どの部分がAppSheetで効率化できるか
テンプレートをベースにどうカスタマイズするか

といった実践的なアドバイスをさせていただきます。

以上が、「ラスカル様集配管理アプリ導入事例」のご紹介でした。

AppSheetによる業務改善にご興味のある方は、ぜひお気軽にご相談ください。
皆さまの業務効率化の一助となれば幸いです。