本日は、入荷、出荷、在庫管理の自動化アプリについてご紹介いたします。
このアプリは、ワンストップで業務を完了することを意識して作られており、効率的な在庫管理を実現します。
在庫管理アプリの基本機能
仕入れと出荷が在庫と連携する
この在庫管理アプリは、仕入れを行うと在庫が自動的に増加し、出荷を行うと在庫が自動的に減少する仕組みです。
これにより、在庫を直接操作するのではなく、仕入れと出荷の操作によって在庫状況を管理することができます。
例えば、青果店をイメージしたこのアプリでは、果物や野菜の仕入れ先や出荷先を管理し、効率的な在庫管理が可能です。
帳票の自動作成
さらにこのアプリには、お客様向けや社内向けの帳票を自動でワンクリックで作成する機能が搭載されています。
仕入れや出荷に関するデータを基に、損益レポートの自動作成と分析も可能です。帳票の自動作成により、業務の効率化と精度の向上が図れます。
では、仕入れや出荷、在庫管理の一連の流れを通じて、どのように業務を効率化できるのかをご紹介いたします。具体的な操作方法や連携機能についても詳しく解説いたしますので、ぜひ最後までご覧ください。
今回の在庫管理アプリの内容
この在庫管理アプリは、青果店をイメージして設計されています。ただ、仕入れと出荷を伴うビジネスであれば、どれでも汎用的に対応できます。
仕入れ、在庫、出荷の各機能が揃っており、これらを連動させることで効率的な在庫管理を実現します。ユーザーフレンドリーなインターフェースを採用しており、誰でも簡単に操作できるようになっています。
管理するデータ
在庫管理アプリでは以下のデータを管理することで、在庫管理をよりスムーズに行うことができます。
出荷先
出荷先マスターには、商品を出荷する先の情報が登録されています。どのお客様にどの商品を出荷するのかを管理するためのデータベースです。
仕入れ先
仕入れ先マスターには、商品を仕入れる業者の一覧が登録されています。どの業者からどの商品を仕入れるのかを管理し、効率的な仕入れプロセスを実現します。
商品とバーコード機能
商品マスターには、果物や野菜などの商品一覧が登録されています。各商品の詳細情報が含まれており、在庫管理の基礎となるデータです。
商品マスターにはバーコードが付与されており、このバーコードを使って商品を検索、仕入れ、出荷することができます。
バーコードをスキャンするだけで、該当する商品の情報が自動的に入力されるため、手作業による入力ミスを防ぎ、作業効率を大幅に向上させます。
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仕入れの動きと仕組み
手入力による仕入れデータの登録
この在庫管理アプリでは、仕入れデータを手入力で簡単に登録することができます。
登録する主な項目は以下の通りです：
仕入れ日
仕入れを行った日付を入力します。
商品
仕入れる商品の名前を入力します。
個数
仕入れた商品の個数を入力します。
価格
商品の価格を入力します。
これにより、いつ、どの商品を、どの産地から、いくらで、何個仕入れたのかといった詳細な情報を把握することができます。
具体的な例を挙げると、仕入れ日を26日、商品をリンゴ、産地を長野、個数を25個、価格を300円と入力することで、仕入れ合計が自動的に計算され、7500円として記録されます。
アプリだからできるデータ管理方法
仕入れデータは日付ごとにグルーピングされ、自動的に管理されます。
例えば、6月の仕入れデータを確認したい場合は、6月を選択することで、6月の全ての仕入れデータが表示されます。
さらに、特定の日付（例：6月25日）のデータを確認する場合は、その日付を選択することで、その日の仕入れデータのみを表示することができます。
このように、仕入れデータは日付ごとに整理され、必要な情報を簡単に検索・確認することができます。
データの蓄積と管理が効率的に行えるため、在庫管理の精度と作業効率が大幅に向上します。
仕入れに合わせて在庫が増える
この在庫管理アプリでは、仕入れを行うと自動的に在庫が増加します。
仕入れデータを登録すると、その情報が在庫管理システムに連動して更新されます。例えば、リンゴを25個仕入れた場合、在庫が自動で25個増加します。
このように、仕入れ操作と在庫データが連動しているため、在庫状況をリアルタイムで正確に把握することができます。
出荷の動きと仕組み
出荷に合わせて在庫が自動変動
一方で、出荷操作を行うと在庫が自動的に減少します。
例えば、リンゴを10個出荷すると、その分在庫が減少します。
これにより手入力の必要はなくなります。
在庫がなくなると非表示に
また、出荷によって在庫がゼロになると、その商品は在庫管理画面から非表示になります。
これは、商品データが削除されるのではなく、在庫がゼロであるために表示されなくなるだけです。必要に応じて、後からデータを確認することも可能です。
このように、仕入れと出荷の操作によって在庫データが自動で更新されるため、手作業による入力ミスを防ぎ、在庫管理の精度と効率が大幅に向上します。
利益も自動計算
例えば、リンゴを10個出荷し、販売額を600円と設定すると、仕入れデータと蓮絵王してその販売による利益と利益率が即座に計算されます。
この自動計算とリアルタイム更新の仕組みにより、在庫管理の精度と効率が大幅に向上します。
手作業によるミスを防ぎ、常に正確な在庫状況を把握できるため、業務の効率化が図れます。
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データの一括取り出しも一括取り込みも可能
CSV取り込み機能
この在庫管理アプリには、CSV取り込み機能が搭載されており、大量のデータを一括で取り込むことができます。この機能により、手作業によるデータ入力の手間を大幅に省くことができます。
具体的な操作は以下の通りです：
1. データのダウンロード
まず、現在のデータをCSVファイルとしてダウンロードします。このファイルには、既存の仕入れや出荷のデータが含まれています。
2. データの編集
ダウンロードしたCSVファイルを編集し、新しいデータを追加します。例えば、新しい仕入れ情報や出荷情報を追加することができます。
3. データのアップロード
編集が完了したCSVファイルをアプリにアップロードします。アップロードボタンをクリックするだけで、編集したデータが一括で取り込まれます。
このCSV取り込み機能を使用することで、大量のデータを短時間で正確に取り込むことができ、手作業による入力ミスを防ぐことができます。また、過去のデータを簡単に修正・更新できるため、常に最新の在庫状況を維持することが可能です。
このように、CSV取り込み機能を活用することで、データ管理の効率化と精度向上が実現できます。
帳票の自動出力
この在庫管理アプリには、帳票の自動出力機能が備わっています。
帳票マスタを使用することで、必要な帳票を簡単に作成することができます。主に以下の2種類の帳票を用意しています。
一覧表
一覧表は、その日にどんな出荷があったのかをまとめて見るための帳票です。日付を選択し、ワンクリックで出力することができます。これにより、日々の出荷状況を一目で把握することができます。
個別出荷帳票
個別出荷帳票は、お客様ごとに何を出荷したかを記録するための帳票です。出荷先ごとに分けられた納品書として機能し、詳細な出荷情報を提供します。これもワンクリックで簡単に作成できます。
印刷ファイルのレイアウトはカスタマイズできる
さらに、業務に合わせて帳票の種類やレイアウトをカスタマイズすることも可能です。必要に応じて複数の帳票を作成し、それぞれの用途に応じたフォーマットで出力できます。この柔軟性により、業務のニーズに合わせた帳票管理が実現します。
印刷ファイルは自動添付できる
作成された帳票は、Googleドライブに出力したらい、メールに添付して送信したり、Googleチャットで共有することも可能です。これにより、関係者とスムーズに情報を共有することができます。
以上のように、帳票の自動出力機能を活用することで、日々の業務報告やお客様への対応がスムーズに行えるようになります。
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分析ツール（Looker Studio）との連携
この在庫管理アプリは、GoogleのデータビジュアライゼーションツールであるLooker Studioと連携しています。
これにより、仕入れ、売上、損益のデータを自由にレイアウトして表示することができます。以下に、Looker Studio連携の主な特徴をまとめます。
仕入れや売上、損益のデータをグラフで分析
仕入れや売上、損益のデータを、ユーザーが自由にレイアウトして視覚的に表示することができます。これにより、重要なデータを一目で確認でき、業務の状況を把握するのが容易になります。
期間ごとの分析
データを期間ごとに分析することが可能です。例えば、月ごとの仕入れや売上のデータを比較したり、特定の週や日のデータを詳細に分析したりすることができます。この機能により、期間ごとのトレンドや変動を把握し、より効果的な意思決定を行うことができます。
仕入れ業者ごとの分析
商品ごとの詳細な分析も可能です。どの仕入れ先にどれだけ仕入れたのかを確認することができ、購入商品や在庫の回転率を把握するのに役立ちます。
他にも昨対ベースの売上分析も昨年の同じ月や期間と比較して、売上の推移を分析することができます。
これにより、前年同月比での成長や減少を視覚的に確認でき、長期的なトレンドを把握することができます。
リアルタイムでデータの視覚化と分析する
Looker Studioとの連携により、データの視覚化と分析が非常に簡単になります。これにより、リアルタイムでのデータ分析が可能となり、迅速かつ正確な意思決定がサポートされます。
この分析ツールの利用により、在庫管理だけでなく、業務全体のパフォーマンスを向上させることができます。
まとめ
グーグルアップシートなら自由自在にカスタマイズでき、欲しい機能をもったアプリを構築することができます。
アップシートを活用して、ビジネスをもっと便利にしていきましょう。
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