今回は、Googleの最新ツールであるGemini、NotebookLM、そしてGoogle AppSheetを連携し、営業・管理業務の効率化を図る仕組みをご紹介します。
この仕組みは、当社でも実務で活用しているワークフローで、業務の自動化や情報の蓄積・活用に非常に役立つ内容となっています。
この仕組みのゴールは、営業データをNotebookLMに蓄積し、それを業務で再活用することです。
具体的な流れとしては、まずお客様からのお問い合わせをGoogle AppSheetに登録し、その後、日程調整を行いGoogle Meetで打ち合わせを実施。
打ち合わせ内容はGeminiで要約され、Googleドキュメントに保存されます。これらのデータは最終的にNotebookLMから情報ソースとして利用され、業務改善やナレッジの蓄積に活用できます。
「データをためる」から「使える知識に変える」までの仕組みを、すべてGoogleのツールとAppSheetのみで構築できるのがポイントです。
お客様情報をAppSheetに自動登録
初期ステップ
まずは、お客様からお問い合わせをいただいた後、その内容をAppSheetに登録していきます。
以下は、申し込み受付フォームを活用したプロセスです。
お客様が名前、会社名、電話番号、メールアドレス、その他必要事項を入力し送信すると、自社へお客様が入力した内容の定型メールが届きます。
申し込み受付後のステップ
この定型メールの内容をコピーし、AppSheet上の”データ転記”の項目に貼り付けて保存するだけで、情報がアプリに登録されます。
次のステップとして、お客様との打ち合わせの日程調整もアプリ上で完結します。
AppSheetに用意されたボタンをひとつで、打ち合わせの調整メールが起動し、スムーズに打ち合わせのスケジュールを確定できます。
これにより、毎回手作業で転記する必要がなくなり、対応スピードも向上し、以降の打ち合わせ調整や記録管理にもスムーズにつなげることができます。
Google Meet × Geminiで自動要約・記録
次に、Google Meetを使用してお客様との打ち合わせを行います。
ここで活用するのが、Geminiのメモ生成機能です。
Google Workspaceのスタンダードプラン以上では、会議中に”メモを作成”および”文字起こし”を自動で実行できます。
会議が終了すると、Geminiが打ち合わせ内容を要約し、要点をまとめたドキュメントをGmail経由で送ってくれます。
これにより、議事録作成の手間が大きく削減されます。
AppSheetに対応記録とリンクを登録
Geminiによって生成された要約データは、AppSheetの『対応記録』に紐付けて登録します。
ここでは、日付、対応内容、ミーティング記録のURLなどを入力して保存します。
これにより、特定の企業といつ・どのような打ち合わせをしたのかを、AppSheet上から簡単に確認できるようになります。
必要に応じて過去の記録を素早く参照し、次の対応に活かすことが可能です。
また、紐付けることで、案件ごとのやりとり履歴が簡単に追えるようになり、チーム内での情報共有もスムーズになります。
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NotebookLMでのナレッジ蓄積と活用
続いて、Googleドキュメントに保存された打ち合わせ記録をNotebookLMに連携します。
AppSheet上に設置されたボタンを押すことで、NotebookLMが起動し、ドキュメントをソースとして登録できます。
登録されたソースは、社内ナレッジベースとして蓄積されます。
複数の企業との打ち合わせ内容をまとめておくことで、「お客様に共通する課題は何か？」といった分析にも活用可能です。
NotebookLMの活用ポイント
例えば、「問い合わせの効率化」や「ミーティング記録の煩雑さ」など、頻出する課題を抽出し、今後のサービス改善や提案活動に活かせます。
データが蓄積されればされるほど、提案力やサービス改善のヒントがAIから得られるようになります。
「価値ある情報資産」へ！Googleツールで完結する業務効率化フロー
今回ご紹介した業務フローは、すべてGoogleのツール（AppSheet、Google Meet、Gemini、Googleドキュメント、NotebookLM）を使って構築されています。
開発スキルがなくても構築可能なノーコード構成で、現場に即した効率化が実現できます。
この仕組みの最大のメリットは、情報が自然に蓄積され、それが自動でナレッジに変わる点です。実務の流れに組み込むことで、日々の業務がそのまま資産になっていきます。
当社では、ノーコードでのアプリ開発を通じて、現場にフィットする業務改善支援を行っています。
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