AppSheetで作る在庫管理アプリ！在庫・出荷・納品管理を自動化して二度手間を解消

今回は「在庫管理と出荷・納品管理をまるごと自動化するアプリ」についてご紹介していきます。

現場で発生しがちな二度手間を解消し、業務を自動で連携する仕組みです。

業務で、こんなお悩みはありませんか？

・紙やExcelでの管理による二度手間
・納品後の在庫入力忘れ
・在庫と出荷履歴がバラバラで確認に時間がかかる

こうした課題は、日々の業務の効率を大きく妨げ、時にはミスにつながってしまうこともあります。

この業務アプリは、受注から出荷・納品までを自動で連携させ、そのプロセスに合わせて在庫も自動で変動していきます。

これにより、これまでバラバラだったデータをリアルタイムで一元管理できるようになり、上記の課題を一気に解決！

例えば、多くの企業様では、受注から生産、出荷、納品、請求といった業務フローがあるかと思います。

アプリを使うことで、注文が入るとアプリ上で出荷・納品処理を行い、それに応じて在庫が自動で変動していく、そんなスムーズな運用が出来ます。

紙やExcelでの管理から脱却し、データの一元管理と自動化によって、業務がどれだけ効率的になるか、実際のアプリの操作方法を含めて解説していきます。

在庫管理と出荷・納品管理をまるごと自動化アプリのデモンストレーション

今回ご紹介する「出荷管理アプリ」と「在庫管理アプリ」がどのように連携して動くのか、それぞれご紹介していきます。

出荷管理アプリの操作方法

こちらの出荷管理アプリでは、お客様からの注文内容や出荷履歴を管理できます。

実際にデータを入れた操作画面を見ていきましょう。

まずは新規注文の登録方法です。

お客様情報と注文日の入力

どのお客様からの注文かを入力していきます。例えば「精密機械ラボ様」からの注文。

納期の指定

納期はカレンダーから簡単に指定できます。例えば6月末の「6月30日」を設定します。

項目の自動生成

「注文アイテム」「出荷アイテム」「ステータス」「納品書」といった項目は、入力と同時に自動で計算・生成されていきます。

注文を保存すると、お客様名や注文日、納期が登録されたデータが作成されます。

この時点では、出荷状態は「未出荷」と表示されています。

次に、この注文に対する注文内容の登録を行います。

注文の詳細画面から、お客様が依頼された具体的なアイテムとその数量を登録していきます。

例えば、

• 「高耐熱ネジ5」を500個
• 「高耐熱ネジ6」を750個
• 「高耐熱ネジ10」を950個

といったように、複数のアイテムをまとめて登録することが可能です。

これで「精密機械ラボ様」がこれらのネジをオーダーされた、という情報が明確になりました。

出荷処理の実行

注文内容が確定したら、出荷処理を行なっていきます。

出荷履歴を入力する画面で、具体的な出荷情報を登録します。

 出荷元とアイテムの選択：どの拠点から、どのアイテムを出荷するのかを選択
 在庫数と出荷指示数の確認：現在の在庫数（例：1000個）や、出荷指示数（例：500個）を確認
 出荷数量の入力：出荷する数量を入力
 出荷日の記入：実際に出荷を行った日付を入力
 出荷時の写真登録機能：スマホからアプリを使う場合はその場で写真を撮影して登録

写真登録機能で、出荷前の商品の状態や梱包状況などを記録として残すことで、後からの確認や万が一のトラブル発生時の証跡管理として活用できます。

もちろん、複数枚の画像を登録しておくことが可能です。

このように写真付きの出荷記録は、特定のネジが「いつ」「何個」「どのような状態」で出荷されたかを明確に証明してくれます。

出荷ステータスの自動更新

出荷情報を入力し保存すると、アプリの裏側で自動的に計算が動き出し、様々なステータスが更新されます。

単一出荷の完了

例えば、出荷指示数500個に対し、500個全てを出荷した場合、出荷数量が500となり、残出荷数は「0」になります。

これに伴い、出荷ステータスも自動的に「完了」へと変わります。

また、注文全体のステータスも「一部出荷済み」や「出荷中」から、適切な状態へと自動更新され、アイコンの色なども連動して変わるため、視覚的に状況を把握しやすいのが特長です。

複数回にわたる出荷

実務では、一度のオーダーを小分けにして出荷するケースも想定されます。

例えば、750個の注文に対して、まず500個を出荷した場合、出荷数量は500、残出荷数は250。

この場合、ステータスは「出荷中」や「一部出荷済み」に自動で更新され、さらに、残りの250個のうち200個を後日出荷すると、出荷数量は合計700個となり、残出荷数は50個に。

このように、出荷の都度、正確な数量とステータスがリアルタイムで反映されます。

入力ミスへの対応

万が一、出荷数量の入力ミスが発生してしまい、600個と入力すべきところを間違えて他の数字を入れてしまっても、後から正しい数量（例：800個）に修正するだけで、出荷数量や残出荷数、そして後述する在庫数も自動で再計算され、正確な状態に更新されます。

これにより、入力ミスによる業務の滞りやデータの不整合を防ぐことができます。

在庫管理と連携機能でさらに業務を効率化！

ここからは、出荷管理と密接に連携する在庫管理機能、そして業務をさらに効率化する通知機能と書類自動作成機能について詳しく見ていきましょう。

在庫データの自動変動

このアプリの大きなメリットは、在庫データが自動でリアルタイムに変動することです。

在庫管理アプリを開けば、どのアイテムが、どの場所に、いくつあるのかが一目で分かります。

「ネジ6」が300個、他のアイテムが1000個といった初期状態からスタートし、出荷処理を行うと、その実績に合わせて在庫数が自動で減ります。

例えば、「ネジ6」が300個から250個にリアルタイムで変更。

さらに、出荷数量の入力ミスがあった場合も心配いりません。

もし間違えて入力しても、後から正しい数量に修正するだけで、在庫数も自動で調整されます。

手作業での在庫調整が一切不要になるので、常に正確な在庫情報を手間なく把握できます。

在庫管理をさらに強化！在庫アラート通知機能

このアプリには、在庫管理をさらに強化する「在庫アラート通知機能」が搭載されています。

これは、在庫数が設定した値を下回った際に、自動で通知を送る機能です。

例えば、初期在庫1000個のアイテムで、在庫が100個を下回ったら通知が来るように設定した場合、

「ネジ10」の在庫が150個の状態で、そこから100個を出荷すると、在庫は100個以下に。

すると、自動でメールが送信されます。

送られてくるメールには、

件名：「在庫数が減ってます」
本文：「本社にある高耐熱ネジ10の現在個数が100個になっています」

といった具体的なメッセージが記載されます。

これで、リアルタイムで在庫の異常を察知し、すぐに次の対応へ移れるようになります。

納品書自動作成・送付機能

全ての出荷が完了すると、納品書が自動で作成され、通知される機能も備わっています。

「精密機械ラボ様」からの全アイテム（3つ）の出荷が完了すると、注文全体のステータスが「出荷完了」に自動で変わります。

この「出荷完了」をきっかけに、納品書が自動作成され、指定のメールアドレスに送られる仕組みです。

メールには

「精密機械ラボ様 注文日2025年5月29日の出荷が完了しました。添付ファイルをご確認の上、請求書を発行してください。」

といった内容が届き、納品書のPDFファイルが添付されています。

この納品書には、出荷したアイテム名、出荷日、数量などが記載されています。

デモではシンプルな内容でしたが、金額項目などを追加すれば、そのまま請求書としても活用できます。

経理や営業担当者が自動で情報を受け取れるため、業務の連携が格段にスムーズになります。

さらに便利なのは、作成された納品書がメールで送られるだけでなく、アプリ内にもデータとして保存される点です。

注文ステータスが「出荷完了」になっている画面から、いつでも同じPDFファイルを開いて確認できます。

「メールが見当たらない！」といった心配もなく、必要な書類がアプリ内で一元管理されるため、検索や管理が非常に効率的になります。

まとめ

今回は、AppSheetを使った在庫管理と出荷・納品管理の自動化アプリについてご紹介しました。

このアプリが示すように、AppSheetを活用すれば、これまで二度手間だった業務を解消し、データのリアルタイム一元管理を実現できます。

AppSheetのメリットは、多岐にわたります。

今回ご紹介した商品在庫管理はもちろんのこと、材料管理、製造工程の進捗管理など、さまざまな業務フローに合わせて自由にアプリを構築できる点です。

貴社の業務フローに合わせたオリジナルのアプリを作りたいとお考えがありましたら、ぜひお気軽にご相談ください。

当社は、アプリの開発代行や、お客様ご自身でAppSheetを使いこなせるようになるための内製化支援を行う「AppSheet Magic」をご提供しています。

ご興味のある方は、ぜひお問い合わせください！