AppSheetやkintoneなどのノーコードツール、どの領域で活用するべきか？

近年、業務改善の一環として「ノーコード」の活用が広がっています。

AppSheet（アップシート）やkintone（キントーン）といったツールを使えば、プログラミングの知識がなくても、自社の業務に合わせたオリジナルの業務アプリを開発できます。

しかし、「ノーコードは万能の魔法の杖」ではありません。やみくもに導入しても、期待した効果が得られなかったり、かえって現場が混乱してしまったりするケースも少なくありません。

そこで重要になるのが、「どの業務にノーコードツールを使い、どの業務は他の手段を選ぶべきか」という見極めです。

この記事では、ITに詳しくない方でも自社の状況に合わせて最適な判断ができるよう、シンプルな2つの軸で業務を4つの領域に分類し、それぞれに最適なアプローチを具体例と共に解説します。

あなたの会社の業務はどこに当てはまる？「4つの領域」を見極める2つの軸

まず、社内の業務を整理するために、以下の2つの軸で考えてみましょう。

1. 市販のITツール（SaaS）はあるか？ それとも自社独自の業務か？

• 市販のITツール（SaaS）: 会計ソフトや勤怠管理システムのように、多くの企業で共通して使えるように作られた月額制などのクラウドサービスのことです。
• 自社独自の業務: 長年の経験で培われた、他社にはない自社特有のルールや手順で行っている業務のことです。これが会社の強みになっている場合も多いでしょう。

2. 必要な機能は複雑か？ それともシンプルか？

• 複雑な機能: 複数のシステムとの連携や、専門的な処理、高度なデータ分析などが必要な業務です。
• シンプルな機能: データの入力・閲覧・更新や、簡単な情報共有、チェックリストといった、基本的な機能で完結する業務です。

この2つの軸を組み合わせると、下図のように業務を4つの領域に分けることができます。

それでは、それぞれの領域について、具体的な進め方を見ていきましょう。

市販ツールがあって「複雑」な業務→専門領域

この領域は、迷わず市販の専門特化型ツール（SaaS）に任せるのが最も賢明です。

具体例:

• 会計・経理: freee会計、マネーフォワード クラウド会計 など
• 人事・労務: マネーフォワード クラウド給与、SmartHR など
• 高度な顧客管理（CRM）: Salesforce など

これらの業務は、頻繁な法改正への対応や、高度なセキュリティの確保が不可欠です。自社で開発・維持するには、膨大なコストと専門知識が必要となり、現実的ではありません。

餅は餅屋です。専門家が作った信頼性の高いサービスを利用し、自社は本来集中すべきコア業務にリソースを注ぎましょう。

市販ツールはあるが「シンプル」な業務 →コスト削減の好機

この領域は、月々の固定費を削減できる大きなチャンスが眠っています。

多くの企業が陥りがちなのが、「高機能な市販ツールを契約しているのに、実際に使っているのはごく一部のシンプルな機能だけ」という状況です。

よくある事例：勤怠管理

「従業員の出退勤時刻さえ記録できれば十分なのに、多機能な勤怠管理システムを契約し、従業員50人分のライセンス料（月額数万円）を払い続けている…」

このようなケースでは、ノーコードツールでの内製化を検討する価値が非常に高いと言えます。

ノーコードで内製化するメリット

• コスト削減: AppSheetなら、Google Workspaceなどの既存プランに含まれており、追加費用なしで利用できる可能性があります。仮に有料プランでも、市販ツールのライセンス料より大幅に安くなることがほとんどです。
• 業務への最適化: 「打刻機能」「勤務時間の自動計算」「簡単な申請機能」など、本当に必要な機能だけを盛り込んだ、自社にピッタリのアプリを作れます。

例えば、当社の勤怠管理テンプレートを活用すれば、専門家が作ったものと遜色ない、実用的なアプリを短期間で構築することも可能です。

「多機能だけど高いツール」から「シンプルで安い（または無料の）自社製アプリ」へ。 一度、市販ツールに使っているコストと、実際に利用している機能を見直してみてはいかがでしょうか。

自社固有の業務で「複雑」なもの → 外部のプロへの委託を検討！

この領域は、自社の競争力を左右する重要な業務です。安易な内製は失敗のもと。専門知識を持つ外部パートナーへの開発委託をおすすめします。

具体例:

• 独自の計算ロジックを含む、基幹システムと連携した在庫管理・受発注システム
• 複数の製造工程の進捗をリアルタイムで管理し、自動で担当者へ指示を出すシステム
• 過去の膨大な案件データと顧客情報を紐づけて分析する、独自の営業支援ツール

なぜ、この領域の内製化は難しいのでしょうか。理由は大きく2つあります。

1. 業務をスムーズに動かす「設計力」の差

アプリ開発に慣れたプロは、一つの操作が他のデータにどう影響するかを見越して、データベースを設計し、処理の流れ（ロジック）を組み立てます。例えば、「受注データを入力したら、自動で在庫を引き落とし、製造部門へ指示を出し、請求データを作成する」といった一連の流れをスムーズに実現できます。

この設計力がないと、一見動いているように見えても、データが裏側で食い違ったり、後から手作業での修正が大量に発生したりと、かえって非効率なシステムが出来上がってしまいます。

2. 予期せぬ事態に備える「エラー処理」の重要性

業務では、操作ミスや入力間違いは必ず起こります。「顧客IDを間違えて入力し、別のお客様のデータに請求書を送ってしまった」「数量を1桁多く入力し、在庫がマイナスになってしまった」といったエラーを防ぐ仕組み（エラーハンドリング）は、アプリを作る上で非常に重要かつ難しい部分です。

このエラー処理が不十分だと、データの信頼性が失われ、業務が大混乱に陥る危険性があります。

自社の強みである業務を、中途半端なシステムでダメにしてしまうわけにはいきません。 複雑な業務こそ、信頼できる外部のプロに相談し、二人三脚で強固なシステムを構築しましょう。

【宝の山】自社固有の業務で「シンプル」なもの → 今すぐノーコードで内製化しよう！

この領域こそ、ノーコードツールで内製化をすすめるべき領域です。

日々の業務の中には、「わざわざシステム化するほどでもない」と思われている、細々としたアナログな作業が溢れていませんか？

次ようなアプリはノーコードで作れる

• 毎日の手書きの業務日報
• 紙で回している稟議書や申請書
• Excelで各自が管理している案件の進捗報告
• 現場のヒヤリハット報告
• 清掃や点検のチェックリスト
• 社用車や備品の予約管理

これらの業務は、一つひとつは小さくても、積み重なると膨大な時間と手間になります。

1日5分の改善が、年間50時間の削減に！

仮に、ある作業で1人あたり毎日5分の時間が削減できたとしましょう。

• 従業員3人なら、1日で15分の削減。
• 年間勤務日数を200日とすると、15分 × 200日 = 3,000分。
• 時間に換算すると、実に年間50時間もの工数削減になります。

AppSheetのようなノーコードツールを使えば、こうしたアプリは驚くほど簡単に作成できます。データベースの基本的な考え方とツールの使い方さえ覚えれば、現場の従業員が自ら「カイゼン」活動としてアプリを作ることさえ可能です。

まずは、この「自社固有でシンプル」な領域から、ノーコードによる内製化・業務改善をスタートさせましょう。

まとめ：自社の業務を見渡し、最適な一歩を踏み出そう

今回は、ノーコードツールを導入すべき領域を4つに分けて解説しました。

1. 【SaaS一択】市販ツールがあって複雑な業務 → 会計や人事労務など、専門ツールに任せる
2. 【コスト削減】市販ツールがあってシンプルな業務 → ノーコードでの内製化で固定費を見直すチャンス
3. 【外注検討】自社固有で複雑な業務 → 競争力の源泉は、プロと一緒に盤石なシステムを構築
4. 【今すぐ内製化】自社固有でシンプルな業務 → 日報やチェックリストからDXの第一歩を！

大切なのは、すべての業務を一つの方法で解決しようとしないことです。自社の業務をこの4つの領域に当てはめて整理し、最も効果的なアプローチを選択してください。

その小さな一歩が、会社全体の生産性を大きく飛躍させるきっかけとなるはずです。