アップシートで顧客フォロー！メール業務を効率化する機能と仕組みの作り方

2024年12月8日

今回のブログではGoogle AppSheetを活用して、顧客フォローやメール業務の効率化を図るアプリの機能と仕組みをご紹介します。

汎用性の高い非常に便利な仕組みですので、ぜひチェックしてください。

アプリの目的と機能

このアプリの機能は次の２つの目的を持って設定されています。

顧客とのコミュニケーションの促進

このアプリの主な目的は、顧客との円滑なコミュニケーションを支援することです。

顧客情報を整理・管理し、適切なタイミングでメールを送信する仕組みを提供します。これにより、効率的かつ効果的なフォローアップが可能となり、顧客満足度の向上にもつながります。

例えば、顧客との最終対応日からの経過日数を表示する機能を活用すれば、フォローアップが必要なタイミングを逃さず確認できます。

これにより、対応の遅れや漏れを防ぎ、信頼関係を維持することができます。

記録の保存と仕組み化

顧客とのやり取りを記録として残すことで、対応履歴を簡単に管理することができます。送信したメール内容やフォローアップの状況をアプリ内で確認できるため、チーム全体で情報を共有するのも簡単です。

さらに、テンプレートを活用することで、メール作成の手間を大幅に削減できます。これは、業務効率化だけでなく、コミュニケーションの質を一定以上に保つためにも役立ちます。

アプリの基本構成とデータ管理

このアプリでは、以下のデータを管理する仕組みが備わっています。

顧客情報と購入サービス管理

顧客が購入したサービスの履歴や対応状況を記録します。このデータをもとにフォローアップ活動を計画することができます。

フォローアップ履歴

過去のやり取りや対応記録を保存します。これにより、いつ誰がどのような対応を行ったかを簡単に確認でき、次のアクションを効果的に決定することができます。

リマインダーテーブル

フォローアップが必要なタイミングやタスクをリマインダーとして登録できます。たとえば、「〇日後に再確認メールを送る」などのリマインド設定が可能です。

メールマスターと担当者マスター

メールマスターには、送信するメールのテンプレートを登録します。テンプレートにはメールのタイトルや本文が含まれ、定型化された内容を簡単に選択して送信できます。

また、担当者マスターには顧客に紐づく自社担当者の情報を登録します。これにより、誰がどの顧客を担当しているのかを明確に管理できます。

このアプリは、これらのデータを一元管理し、顧客とのスムーズなやり取りを支援します。

パーソナライズされたメール送信機能

このアプリでは、個別対応に特化したメール送信機能を提供しています。一般的な一斉メール送信機能ではなく、特定の顧客に対してパーソナライズされたメールを簡単に送ることができます。

例えば、特定の顧客が長期間フォローアップされていない場合や、特定の目的に応じたメールを送信する必要がある場合に活用できます。

この仕組みはデプロイの必要がなく、アプリを設定したその場で利用を開始できるため、スピーディーに業務を進めることが可能です。また、担当者が迷わず操作できるよう、直感的なインターフェースが設計されています。

実際の使用例をみていきましょう。

最終対応日からの経過日数の確認

顧客フォローが必要なタイミングを把握するために、アプリは最終対応日からの経過日数を自動計算します。

例えば、「木村情報様」の場合、最終対応日から122日が経過していると表示され、フォローアップが必要であることが一目でわかります。

送信対象者を選んでメールの送信

顧客ごとに適切なメールテンプレートを選択し、メール送信とを押すだけで簡単に状況確認のメールを作成できます。

テンプレートには、あらかじめ設定されたメールタイトルや本文が含まれており、作業時間を大幅に短縮します。たとえば、「状況確認メール」を選択すると、顧客名や担当者名が自動で挿入され、必要に応じて内容を編集した上で送信可能です。

フォローアップ履歴の更新と管理

メールを送信後、ワンクリックでフォローアップ履歴に記録を追加できます。これにより、対応日が「0日」にリセットされ、次のフォローアップをスムーズに計画することが可能です。

履歴はアプリ内で簡単に確認でき、過去のやり取りを即座に把握できます。

メールテンプレートの作成と活用

メールテンプレートは、送信するメールのタイトルと本文を事前に登録することで、繰り返し利用できます。

テンプレートを作成する際には、顧客とのコミュニケーションを円滑にするため、具体的で分かりやすい内容を設定することがポイントです。

例えば、「状況確認メール」の場合、タイトルを「状況確認について」、本文を「〇〇様、いつもお世話になっております。こちらの件について状況を確認させていただきたく…」と設定します。

このようにあらかじめ定型文を用意することで、迅速かつ正確な対応が可能となります。

フォローアップ目的の記録

テンプレートには、フォローアップの目的も登録することができます。履歴管理がしやすくなり、対応履歴を見返した際に目的が明確にわかるようになります。

メールテンプレートは簡単に作成できる

メールテンプレートの作成も非常にシンプルです。

長期間フォローアップが行われていない顧客に対して送るメールテンプレートを作成する例を挙げます。

メールのタイトルを「長期間未対応のご挨拶」と設定します。
本文には、「〇〇様、大変ご無沙汰しております。貴社の近況を伺いたく、メールをお送りしました…」といった内容を記載します。
フォローアップ目的には、「長期間未対応時の連絡」と記録します。

これにより、テンプレート一覧に新しいメールが追加され、必要に応じて簡単に選択して送信することができます。

メール送信機能の仕組み作り方

ダッシュボードの活用

このアプリでは、情報の視認性を高めるために「ダッシュボード」機能を活用しています。ダッシュボードを使うことで、必要な情報を1つの画面に集約し、直感的に操作できるようになります。

例えば、顧客情報や担当者情報、メールテンプレート、フォローアップ履歴などを一目で確認できるよう配置することで、作業効率が大幅に向上します。

インタラクティブモードの設定

ダッシュボードには「インタラクティブモード」を設定することができます。このモードを有効にすることで、画面の一部をクリックすると、それに関連する情報が自動的に表示されます。

たとえば、特定の顧客を選択すると、その顧客に紐づく担当者やフォローアップ履歴が表示される仕組みです。

この設定により、必要な情報を素早く見つけ出すことが可能となり、操作性がさらに向上します。

アクションボタンの設定

メールテンプレートの選択

アクションボタンを使用することで、事前に登録したメールテンプレートを簡単に選択できます。例えば、状況確認メールや提案メールなど、よく使うテンプレートをボタン一つで呼び出すことができるため、手間をかけずにメール作成を始められます。

メール立ち上げと送信

選択したテンプレートを元にメールを立ち上げ、送信する機能もアクションボタンに集約されています。顧客情報や担当者情報は自動的に反映されるため、毎回の手動入力が不要です。これにより、メール作成の精度を保ちながら、作業時間を大幅に短縮できます。

フォローアップ履歴への記録

メール送信後、アクションボタンを押すだけでフォローアップ履歴に記録を追加できます。この機能により、対応日や対応目的が自動的に更新され、次の対応計画をスムーズに立てることが可能になります。これらの履歴はチーム全体で共有できるため、業務の一貫性が保たれます。

メールタイトル・本文・署名の動的挿入

メールテンプレートに設定したタイトルや本文、署名も関数を使って動的に挿入されます。これにより、内容をゼロから考える必要がなくなり、作成時間が大幅に短縮されます。

さらに、署名部分は担当者ごとに自動で切り替わるため、個別対応が求められる場面でも柔軟に対応可能です。

なお、本アプリについてはこちらの動画でも詳しく説明しています。

応用可能性と導入のメリット

顧客フォロー業務の効率化

このアプリは、顧客フォロー業務を効率化するために設計されています。

最終対応日からの経過日数を自動で計算し、対応が必要な顧客を一目で把握できるため、フォローアップのタイミングを逃すことがありません。また、メールテンプレートを活用することで、個別対応が求められる顧客に迅速かつ的確なメッセージを送信できる仕組みを提供しています。

さらに、フォローアップ履歴を簡単に記録できるため、過去のやり取りを確認する際もスムーズです。これにより、業務の無駄を削減し、顧客対応の質を向上させることができます。

記録の一元化による管理負担の軽減

このアプリでは、顧客情報や対応履歴、メールテンプレートなどのデータを一元管理することが可能です。

これにより、複数のシステムやスプレッドシートを使い分ける必要がなくなり、管理負担を大幅に軽減できます。

記録が一箇所に集約されていることで、チーム全体で情報を簡単に共有できる点もメリットの一つです。

例えば、担当者が変わった場合でも、これまでの対応履歴をすぐに確認できるため、引き継ぎがスムーズに行えます。

アイデア次第で広がる可能性

このアプリの設計は非常に柔軟であり、さまざまな業務に応用することが可能です。

たとえば、営業活動の管理、リマインダー機能を使ったタスク管理、あるいは顧客満足度調査の一環としてのメール送信など、幅広いシナリオで活用できます。

企業の規模や業種を問わず、必要に応じてカスタマイズできるため、個別のニーズに対応できる点も大きな魅力です。このアプリを基盤として、自社の業務フローに最適化した形でさらなる改善を図ることができます。

アップシートマジックの紹介

私たちが提供する「アップシートマジック」は、Google AppSheetを活用したアプリ開発をサポートするサービスです。このサービスでは、業務効率化に役立つアプリを迅速かつ低コストで開発するお手伝いをしています。

また、アプリテンプレートも配布しています。

これにより、アプリをゼロから開発する手間を省き、短時間で業務に導入することが可能です。テンプレートはお客様のニーズに合わせてカスタマイズすることもでき、より高い柔軟性を提供しています。

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